Бережіть себе і оточуючих – тримайте дистанцію та обмежте контакти на час карантину
З метою протидії поширенню коронавірусної інфекції та вжиття заходів щодо упередження розповсюдження COVID-19 Фонд соціального страхування України наполегливо рекомендує страхувальникам (роботодавцям) на час карантину надавати перевагу дистанційній формі подачі документів до Фонду.
Охоплення електронним документообігом по заявах-розрахунках, на підставі яких Фонд здійснює фінансування матеріального забезпечення, на сьогодні сягає вже понад 80%.
Для подання до Фонду соціального страхування електронних документів, зокрема, заяв-розрахунків на виплату допомог працівникам, страхувальники (роботодавці) мають укласти із відділенням робочого органу виконавчої дирекції ФССУ відповідний договір. Клієнтське спеціалізоване програмне забезпечення для створення та подання електронних документів роботодавець обирає самостійно.
Дія договору поширюється на заяву-розрахунок та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам за формами згідно із Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затвердженим постановою правління Фонду від 19.07.2018 №12.
Подання електронних документів надає страхувальнику право не подавати їх на паперових носіях. У разі подання документа в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису, роздрукована заява-розрахунок разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначались окремі виплати та матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника.
Нагадаємо, фінансування матеріального забезпечення, у тому числі допомоги по тимчасовій втраті працездатності (оплата за лікарняними, зокрема, і по ізоляції від COVID-19), допомоги по вагітності та пологах, здійснюється Фондом на підставі прийнятої від роботодавця заяви-розрахунку.
Відповідно до Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду працівниками районних та міських відділень управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України у Київській області постійно, після надходження заяви-розрахунку від страхувальника на отримання коштів для виплати матеріального забезпечення застрахованим особам проводиться попередня перевірка заяв-розрахунків.
Фінансування матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду проходить таким чином:
Після прийняття комісією (уповноваженим) із соціального страхування підприємства, установи, організації рішення про призначення матеріального забезпечення, заява-розрахунок із нарахованими сумами призначеної допомоги передається до робочого органу виконавчої дирекції Фонду не пізніше 5 робочих днів із дати прийняття такого рішення.
Для розгляду документів комісією також встановлені строки.
Так, для допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах – це 10 днів з моменту їх надходження від працівника. Для допомоги на поховання строк призначення – не пізніше дня, що настає за днем звернення. Терміни встановлені з метою пришвидшити строки виплати допомог застрахованим особам, забезпечити їх соціальний захист. І одночасно роботодавцям надається можливість подавати заяви-розрахунки в електронному вигляді, тобто процес не лише пришвидшується для працівників, але й спрощується для страхувальників.
Інформація, внесена до заяви-розрахунку, повинна повністю відповідати документам, на підставі яких здійснено призначення матеріального забезпечення та окремі виплати потерпілим на виробництві (членам їх сімей), та бути відображена в реєстрах бухгалтерського обліку.
Відповідальність за достовірність даних, наведених у заяві-розрахунку, несе страхувальник.
У разі подання документа в електронному вигляді із застосуванням електронного цифрового підпису роздрукована заява-розрахунок разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначались окремі виплати та матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника.
За фактом надходження електронного документу робочі органи виконавчої дирекції Фонду здійснюють відправлення страхувальнику трьох видів квитанцій:
- про надходження електронного документа – електронний документ, що формується та засвідчує факт і час відправлення електронного документа;
- про одержання електронного документа - електронний документ, що формується та засвідчує факт і час одержання електронного документа;
- про приймання електронного документа – електронний документ, що формується за допомогою спеціального програмного забезпечення та засвідчує факт і час приймання електронного документа та внесення його даних у базу даних.
Опрацювання заяв-розрахунків проводиться відповідно до вимог Порядку, після надходження заяви-розрахунку від страхувальника, спеціалісти відділення здійснюють перевірку всієї інформації, що в ній зазначена, а саме:
- наявності у Фонді зареєстрованого нещасного випадку або професійного захворювання (у разі проведення виплат потерпілим на виробництві (членам їх сімей);
- наявності даних про сплату страхувальником єдиного соціального внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі – ЄСВ);
- наявності даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування( далі ДРЗДСС);
- наявності даних про страхувальника в Державному реєстрі загальнообов'язкового державного соціального страхування( далі ДРЗДСС);
- правильності заповнення реквізитів;
- правильності нарахування виплат.
Використання даних ДРЗДСС дає можливість Фонду отримувати більш детальну інформацію, а саме: про наявність трудових відносин застрахованої особи зі страхувальником, дані про нараховану їй заробітну плату, кількість відпрацьованих днів в розрахунковому періоді. Це, у свою чергу, дає можливість посилити контроль за правильністю нарахування виплат з метою недопущення неправомірних витрат. Робочий орган виконавчої дирекції Фонду або його відділення у разі потреби має право здійснювати обмін інформацією зі страхувальником шляхом направлення запиту щодо уточнення інформації, наведеної у заяві-розрахунку.
У разі відсутності зауважень протягом 10 робочих днів Фонд здійснює фінансування зазначених у заяві-розрахунку сум.
У разі виявлення помилок чи недостовірних відомостей заява-розрахунок повертається страхувальнику з відповідними рекомендаціями щодо їх усунення або з відмовою в прийнятті та наданням обґрунтованих пояснень.
Найпоширенішими помилками, які допускають страхувальники у заявах-розрахунках, є:
- невідповідність розрахунку середньої заробітної плати даним, що містяться у звіті про суми нарахованої заробітної плати (невірне застосування норм п. 3 Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням;
-невірне визначення розрахункового періоду;
- невірне визначення кількості днів, які сплачуються за рахунок коштів Фонду (оплата з шостого дня);
- невідповідність страхового стажу та розміру допомоги;
- визначення розміру середньоденної допомоги у випадку, коли застрахована особа має страховий стаж менше 6 місяців протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку.
Також допускаються інші помилки в оформленні заяв-розрахунків, а саме: невірний номер листка непрацездатності, невідповідність прізвища, ім’я, по батькові застрахованої особи, невірне зазначення юридичної адреси тощо.
Аналізуючи порушення, виявлені спеціалістами Теребовлянського відділення у страхувальників під час документальних планових перевірок, можна визначити ряд характерних порушень, на які потрібно звернути увагу комісіям (уповноваженим) із соціального страхування підприємств (установ, організацій), кадровим та бухгалтерським службам, а саме:
- розрахунок страхового стажу застрахованих осіб проводиться без необхідних підтверджуючих документів (наприклад, даних Держреєстру) або за недостатньої їх кількості;
- призначення допомоги по тимчасовій втраті працездатності та допомоги по вагітності та пологах проводиться на підставі неналежним чином оформлених документів (листків непрацездатності) чи за відсутності інших документів, що є підставою для призначення матеріального забезпечення. Зокрема, призначення та виплата допомоги по тимчасовій втраті працездатності у зв’язку з невиробничою травмою проводиться без наявності документів, що підтверджують проведення розслідування таких нещасних випадків;
- допомога на поховання призначається за відсутності підтверджуючих документів або на поховання пенсіонерів;
- порушуються строки розгляду документів, призначення та виплати матеріального забезпечення;
- має місце відсутність документів (зокрема, наказів, довідок), які підтверджують виключення з розрахункового періоду днів, у які застраховані особи були відсутні на роботі з поважних причин.
Наголошуємо керівникам, головним бухгалтерам та головам комісій (уповноваженим) із соціального страхування підприємств, установ та організацій на необхідності заповнення заяв-розрахунків відповідно до нормативно-правових актів Фонду та взяти зазначені зауваження до уваги. Прийом заяв-розрахунків від роботодавців для виплати лікарняних і декретних під час карантину.
Прийом заяв-розрахунків, за якими Фонд фінансує надання матеріального забезпечення застрахованим особам, відбувається у штатному режимі.
Як і раніше, заяву-розрахунок можна подати до робочого органу виконавчої дирекції Фонду особисто. Однак, ми радимо на час карантину віддати перевагу дистанційній формі подачі документів.
Щоб подати заяву-розрахунок дистанційно, у роботодавця має бути укладений відповідний договір із Фондом.
Документи подаються із застосуванням електронного підпису/печатки, а клієнтське спеціалізоване програмне забезпечення для створення та подання електронних документів роботодавець обирає самостійно.
Якщо роботодавець не має можливості подати заяву-розрахунок дистанційно, Фонд проводить роботу з організації безконтактного прийому документів – для цього у відділеннях розташовані спеціальні скриньки
Наголошуємо, що спеціалісти відділень управління виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України у Хмельницькій області завжди відкриті для спілкування зі страхувальниками щодо практичного застосування нормативно-правових актів з питань загальнообов’язкового державного соціального страхування України, адже цільове використання коштів Фонду є одним із найважливіших факторів, що впливає на ефективність роботи та стабільність Фонду.
Начальник Летичівського відділення
ФССУ в Хмельницькій області
С. Бальжик
